Jak zorganizować udaną konferencję?

Jak zorganizować udaną konferencję?

Udana konferencja to nie tylko wykłady, warsztaty czy rozmowy kuluarowe na interesujące wszystkich tematy. To także odpowiednio przygotowana sala multimedialna i doskonały catering. Konferencja to spore przedsięwzięcie logistyczne, dlatego przygotowuje się ją z odpowiednim wyprzedzeniem. Dobrze, żeby wszystkie firmy, z pomocy których korzystamy były godne zaufania, jeszcze lepiej, kiedy za każdym razem korzystamy z usług tych samych osób i instytucji – można wtedy wypracować zasady działania obowiązujące podczas kolejnych eventów, co znacznie oszczędza czas i nerwy.

Konferencje branżowe to zawsze okazja do spotkań z ludźmi, którzy wnoszą do naszej branży coś nowego. To możliwość nabycia materiałów edukacyjnych, wymiany doświadczeń i nawiązywania współpracy przedstawicielami kolejnych firm. W przypadku konferencji naukowych środowisko naukowe wymienia się nowymi koncepcjami, wynikami badań, pomysłami na interesujące projekty. Aby takie branżowe lub naukowe spotkanie osiągnęło zamierzony cel, organizacja konferencji musi być dopięta na ostatni guzik – tu nie ma miejsca na improwizację.

Konferencja naukowa

Konferencja naukowa

 

Określenie charakteru konferencji

Konferencja to specyficzne spotkanie. Od innych branżowych spotkań różni się tym, że jej głównym celem jest wymiana poglądów, dyskusja, próba rozwiązywania palących problemów czy wreszcie możliwość konsultowania się ze specjalistami w danych dziedzinach. Konferencja ma więc charakter spotkania fachowców, specjalistów, ekspertów. Określony cel takiego spotkania to wypracowanie wspólnej linii działania albo wskazanie możliwych do osiągnięcia celów. Nie oznacza to jednak, że spotkania poza oficjalną częścią konferencji są równie oficjalne – na każdej konferencji jest czas na rozmowy poza protokołem, które często owocują dalszą współpracą, nowymi pomysłami czy przekierowaniem dotychczasowych działań na nowe tory.

Konferencja, w odróżnieniu np. od kongresu, nie ma charakteru cyklicznego. Jej jednorazowy charakter przesądza o tym, że powinna być organizacyjnie bez zarzutu. Okazja do spotkania osób, na których spotkaniu nam zależy może się bowiem szybko nie powtórzyć.

Z uwagi na przedmiot konferencji wyróżniamy:

  • Konferencje naukowe
  • Konferencje biznesowe
  • Konferencje handlowe
  • Konferencje prasowe
  • Konferencje polityczne

Ustalenie budżetu i trzymanie się go

Z punktu widzenia organizatora jedną z najważniejszych spraw jest ustalenie i nieprzekraczanie budżetu konferencji. Zwierzchnik zlecający nam przygotowanie konferencji liczy na to, że „zmieścimy się” w określonej kwocie. Co generuje koszty podczas przygotowywania konferencji?

  • Wynajem sali
  • Obsługa techniczna sali
  • Wynagrodzenie prelegentów
  • Catering
  • Noclegi
  • Materiały konferencyjne

Fachowcy są zdania, że wydatki stałe to ok 35% budżetu, zmienne 50%, a koszty awaryjne szacować należy na 15%. Budżet awaryjny jest niezbędny, bowiem część uczestników konferencji potwierdza swoje przybycie w ostatniej chwili. Gdybyśmy uznali, że środki przeznaczone na ich wyżywienie czy nocleg można wykorzystać na inne cele, wpadniemy w dziurę budżetową.

Zawsze warto sprawdzać co wliczone jest w najem sali konferencyjnej i szukać takiego miejsca, w którym koszty są najekonomiczniejsze.

Catering impreza plenerowa

Nasza realizacja cateringu dla firmy

 

Wybranie odpowiedniego miejsca i czasu

Wybór miejsca, w którym odbywać się będzie konferencja jest bardzo ważny. Coraz więcej hoteli specjalizuje się w kompleksowym przygotowaniu tego rodzaju wydarzeń. W jednym miejscu zyskamy dostęp do sali audytoryjnej z niezbędny wyposażeniem (multimedia, oświetlenie, nagłośnienie), bazy noclegowej oraz cateringu. Dobrze, żeby miejsce, do którego zapraszamy prelegentów i gości było dobrze skomunikowane i miało parking. Wszelkie dodatkowe atrakcje na miejscu także będą mile widziane. Strefa SPA czy park hotelowy pozwolą uczestnikom konferencji zrelaksować się po intensywnym dniu pracy.

Czy jest odpowiedni czas na organizację konferencji? Wydaje się, że zanim zaczniemy przygotowania, warto skontaktować się z kluczowymi prelegentami i gośćmi i ustalić termin odpowiadający im wszystkim. Pozostali uczestnicy będą się musieli dostosować. Zawsze musimy mieć na uwadze także inne ważne wydarzenia odbywające się w czasie, w którym planujemy konferencję, żeby nie stawiać osób nią zainteresowanych przed koniecznością wyboru.

Opracowanie scenariusza konferencji

Każda konferencja powinna mieć scenariusz. Łatwiej wtedy zapanować nad nawet najdrobniejszym wydarzeniem, a zwłaszcza nad wydarzeniami nieplanowanymi. Plan konferencyjnego dnia rozpisany w ramach czasowych jest niczym rozkład jazdy – pomaga panować nad sytuacją i w razie konieczności dokonania drobnych korekt nie wpadamy w panikę.

Każdy z uczestników konferencji także powinien mieć jej plan wraz z godzinami i miejscami poszczególnych zdarzeń. Taka mapa daje poczucie bezpieczeństwa i swobody.

Wybranie odpowiedniej firmy cateringowej

Jeśli organizujemy konferencję w specjalizującym się w tego rodzaju wydarzeniach hotelu, catering jest dostępny na miejscu. Jeśli zatrudniamy firmę zewnętrzną, koniecznie musi to być firma sprawdzona. Warto pamiętać o indywidualnych preferencjach dietetycznych naszych gości, żeby nie popełnić jakiegoś nietaktu. Na szczęście firmy cateringowe oferują szeroki wybór dań i diet, co znacznie ułatwia nam dopracowanie jadłospisu imprezy. Oczywiście obok wspólnych posiłków, catering na konferencje obejmuje także przekąski oraz napoje w nieograniczonych ilościach.

Zadbanie o odpowiedni wystrój sali

Warto pamiętać, że wielkość sali powinna być komfortowa dla uczestników konferencji. Zarówno za mała jak i za duża sala jest bardzo konfudująca. Łatwo wyobrazić sobie jak nieswojo czują się konferencyjni goście w ilości sztuk kilkudziesięciu w sali przeznaczonej na osób kilkaset. Równie nieprzyjemna jest sytuacja, w której nadmiar gości gnieść się musi w zbyt małej sali. Kolejna sprawa to wygodne krzesła i odpowiednio duże stoły. Konferencyjni goście długie godziny spędzają siedząc, notując, korzystając z laptopów. Równie ważne jest więc dla nich odpowiednie oświetlenia pomieszczenia.

Bardzo ważne są szczegóły

Organizacja konferencji to poważne przedsięwzięcie logistyczne. Najlepiej rozpisać je na 10 kolejnych kroków, pamiętając, że szczegóły ułatwiające życie i organizatorom (jak precyzyjny scenariusz), i gościom (jak plan konferencji) są bardzo ważne. Przygotowując konferencję, miej zawsze przy sobie listę i odhaczaj kolejne punkty:

  1. Spójna koncepcja wydarzenia; po co i dla kogo organizuję spotkanie? Jak? Gdzie? Kiedy?
  2. Znajomość potrzeb uczestników spotkania; w jakim miejscu będą się czuli najlepiej?
  3. Ramy czasowe; jak długo? Od której, do której? A co, jeśli spotkanie się przedłuży?
  4. Budżet i dokładny kosztorys; wydatki stałe, zmienne, koszty awaryjne.
  5. Lokalizacja; dojazdy, parkingi, atrakcje.
  6. Prelegenci, których słucha świat; kogo zapraszasz? Kto przygotuje prawdziwy show?
  7. Zaufani partnerzy i podwykonawcy; nagłośnienie, oświetlenie, catering.
  8. Szczególiki; daty, nazwiska, numery sal i pokoi, specjalne diety…
  9. Zimna krew; coś idzie niezgodnie ze scenariuszem? Tylko ty o tym wiesz.
  10. I po konferencji; podtrzymujemy znajomości – w końcu po to organizowaliśmy konferencję, żeby poznać nowych ciekawych ludzi.