Co jest ważne podczas organizowania konferencji?

Co jest ważne podczas organizowania konferencji?

Organizacja konferencji to przedsięwzięcie, które wymaga odpowiedniego zaplanowania. Konkretne działania, na przykład te związane z wynajmem odpowiedniej sali, powinniśmy rozpocząć z co najmniej półrocznym wyprzedzeniem. Jednak nawet jeśli bardzo drobiazgowo zaplanujemy cały proces, to na każdym etapie organizacji może przydarzyć się wiele niespodziewanych przeszkód i niespodzianek. Możemy części z nich uniknąć, jeśli odpowiednio przygotujemy się do organizacji konferencji.

Program konferencji

Planując konferencję powinniśmy określić dokładnie jej tematykę, aby móc stworzyć program wydarzenia. Jest to podstawowy krok, który umożliwi realizację dalszych działań. Stworzenie programu, a więc określenie tematyki konferencji, pozwala przewidzieć na jakie zainteresowanie odbiorców możemy liczyć. Można zdecydować się na spotkanie w gronie ekspertów bądź rozszerzenie tematyczne spotkania, aby mogło w nim uczestniczyć więcej osób postronnych. Sprofilowanie konferencji jest pierwszym etapem, na podstawie którego można określić budżet i sponsorów, jakich będziemy pozyskiwać.

Kolejnym etapem powinno być sprecyzowanie daty konferencji oraz czasu jej trwania. Warto pamiętać o sprawdzeniu różnego rodzaju wydarzeń, jakie odbywać się będą w mieście w zaplanowanym przez nas czasie. Ustalenie daty powinno być powiązane z kalendarzem miejskim. Może się okazać, że w pasującym nam terminie będą odbywać się bardzo istotne wydarzenia w przestrzeni miejskiej, które mogą nie tylko zakłócić naszą konferencję, ale też pozbawić nas miejsc do jej organizacji – ze względu na dużą w tym czasie liczbę turystów.

Niezwykle istotny jest również wybór miejsca. Obecnie wielką popularnością cieszą się obiekty sprofilowane pod kątem organizacji różnego rodzaju konferencji. W centrach konferencyjnych możemy liczyć nie tylko na odpowiednie zaplecze, ale też ogromne doświadczenie managerów, którzy pomogą nam zorganizować całe przedsięwzięcie. Jedną z opcji jest organizacja konferencji w hotelu. Większość takich placówek posiada odpowiednio duże sale oraz zaplecze, co pozwala na zorganizowanie różnego rodzaju wydarzeń. Ostatnim typem miejsca, jakie można rozważyć w przypadku organizacji konferencji są tak zwane miejsca niezależne, czyli na przykład hale sportowe czy muzea. Jednak w przypadku wynajmu takiego obiektu musimy często sami zadbać o kwestie techniczne, takie jak nagłośnienie, a to zwykle okazuje się być bardzo kłopotliwe. Obiekty te również często nie posiadają miejsca odpowiedniego na catering, więc konieczne może się okazać skorzystanie z usług okolicznej restauracji.

Wybór odpowiedniej firmy cateringowej

Posiłki są jednym z najlepiej zapamiętywanych elementów konferencji. Dlatego zadbanie o ich odpowiednią jakość jest niezwykle ważne, ponieważ ich ocena może rzutować na opinię o całej konferencji. Firma cateringowa powinna zadbać o to, by posiłki były smaczne i przebiegały zgodnie z planem oraz sprzyjały wymianie wrażeń i dyskusji. Według specjalistów z warszawskiej firmy cateringowej Wilga Catering, mających ogromne doświadczenie w obsłudze konferencji, zawsze dobrze sprawdza się menu zawierające smaki uniwersalne, co pozwala na idealne dopasowanie ich do potrzeb uczestników konferencji. Jest to klucz do sukcesu podczas doboru odpowiedniego cateringu. Catering konferencyjny powinien odznaczać się odpowiednią jakością – zarówno w przypadku smaku potraw, jak i ich wykonania. Wybór uniwersalnego menu sprawi, że wszyscy uczestnicy konferencji będą w stanie skorzystać z usług firmy cateringowej.

Ważne są szczegóły

Część merytoryczna konferencji bez wątpienia jest bardzo ważna, ale czasami o wrażeniach uczestników decydują drobne szczegóły. Odpowiednio przygotowane materiały konferencyjne, profesjonalne ulotki oraz plakaty, a także przygotowanie bufetu podczas przerw jest również niezwykle ważne. Bardzo ciekawym elementem każdej konferencji jest dokumentacja filmowa, która pozwoli na powrót do wydarzenia w dowolnym czasie po jego zakończeniu. Będzie również stanowiła wyjątkową reklamę dla konferencji. Wszystkie szczegóły są niezmiernie ważne, dlatego organizacja konferencji powinna być przemyślana w najdrobniejszym punkcie.

 

Więcej na temat organizacji konferencji przeczytasz na naszym blogu: Jak zorganizować udaną konferencję?